การใช้ฟังก์ชัน Excel

การใช้สูตรคำนวณ

  Microsoft Excel 2007 เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถในการคำนวณในด้านต่างๆ อย่างสูง เช่น เกี่ยวกับการเงิน ตรรกกะ วัน เวลา คณิตศาสตร์หรือสถิติ เป็นต้น รวมถึงยังมีฟังก์ชั่นมาตรฐานที่ใช้งานทั่วไปจนถึงฟังก์ชั่นการคำนวณ

ที่ซับซ้อนเตรียมพร้อมเพื่อรองรับการใช้งานอีกด้วย

 การคำนวณโดยใช้การพิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์

การคำนวณโดยการพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์นั้น ต้องมีการเรียนรู้ถึงหลักการและการนำไปใช้ ดังนี้

หลักการพิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์ในเซลล์

ในการพิมพ์สูตรสมการทางคณิตศาสตร์แบบบรรทัดเดียวนั้น มีหลักการดังต่อไปนี้

เครื่องหมายสถานะของสูตร

ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมายเท่ากับบนแถบสูตรจะมีแผ่นกรอกข้อมูลให้มา โดยโปรแกรม Microsoft Excel จะรู้ทันทีว่ากำลังทำงานอยู่ในสถานะสูตร

ตัวเลขและการอ้างอิงเซลล์

เมื่อพิมพ์ = แล้วก็เป็นการพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์บรรทัดเดียวซึ่งจะใช้ตัวเลขหรือเซลล์มาพิมพ์ก็ได้ ถ้าเป็นตัวเลข Excel จะถือว่าเป็นค่าคงที่แต่ถ้าเป็นเซลล์จะขึ้นอยู่กับการอ้างอิงเซลล์โดยการพิมพ์ชื่อเซลล์ลงไปโดยตรง หรือใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่อ้างอิงนั้นก็ได้ เช่น =1/2 หรือ =6*B3 หรือ =A4+B4 เป็นต้น

เครื่องหมายการคำนวณและเปรียบเทียบ

เป็นการคำนวณโดยใช้เครื่องหมายบวก (+) ลบ (-) คูณ (*) หาร (/) เลขยกกำลัง (^) เปอร์เซ็นต์ (%) และใช้เครื่องหมายวงเล็บ () แต่เราไม่สามารถที่จะใส่สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อน เช่น 

 (Square root) ลงในสูตรของ Excel ได้ดังนั้นจึงต้องมีการนำฟังก์ชันมาช่วยทำงาน 

ตัวอย่าง7 จะเขียนเป็น SQRT (7) แทน เป็นต้น ซึ่งการคำนวณจากเครื่องหมายคำนวณนี้ จะมีลำดับงานการคำนวณก่อนหลัง ดังตาราง

     ลำดับงานการคำนวณสูตรในโปรแกรม Microsoft Excel 2007

เครื่องหมายในการเปรียบเทียบในการคำนวณสูตรของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

การอ้างอิงตำแหน่งเซลล์

โดยปกติการคำวณหรือการใช้ฟังก์ชั่นมีความจำเป็นต้องอ้างอิงตำแหน่งของเซลล์ด้วย เช่น C6=C4-C5 ซึ่งการอ้างอิงเซลล์ของ Microsoft Excel 2007 มีด้วยกัน 3 วิธีคือ

v Relative Reference :เป็นการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์แบบสัมพัทธ์คือเซลล์ที่ถูกคัดลอกหรือย้ายตำแหน่งของเซลล์ปลายทางจะเปลี่ยนตำแหน่งโดยอัตโนมัติ เช่น A2=B2+C2 เมื่อคัดลอกสูตรจาก A2 ไปที่ A4 สูตรที่ A4 จะเป็นดังนี้ A4=B4+C4

v Absolute Reference :เป็นการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์คือเซลล์ที่ถูกคัดลอกหรือย้ายตำแหน่งของเซลล์ปลายทางจะคงตำแหน่งเซลล์ต้นทางเดิมไว้ เช่น A2=$B$2+$C$2 เมื่อคัดลอกสูตรจาก A2 ไปที่ A4 สูตรที่ A4 จะเป็นดังนี้ A4= $B$2+$C$2 เช่นเดิม ซึ่งหากเราต้องการให้แถวหรือคอลัมน์คงที่ตำแหน่งเดิมไว้เพียงใส่เครื่องหมาย $ ไว้หน้าแถวหรือคอลัมน์นั้นๆ

v Mixed Reference :เป็นการอ้างอิงแบบตำแหน่งเซลล์ผสมทั้ง Relative Reference และ Absolute Reference เช่นเซลล์ที่ถูกคัดลอก หรือย้ายตำแหน่งของเซลล์ปลายทางจะเปลี่ยนตำแหน่งโดยอัตโนมัติสำหรับการอ้างอิงแบบ Relative Reference และจะคงตำแหน่งเซลล์ต้นทางเดิมไว้ Absolute Reference เช่น A2=B2+$C$2 เมื่อคัดลอกสูตรจาก A2 ไปที่ A4 สูตรที่ A4 จะเป็นดังนี้ A4= B4+$C$2 เป็นต้น

หลักการพิมพ์สูตรสำเร็จหรือฟังก์ชันในเซลล์

ในการพิมพ์สูตรสำเร็จหรือฟังก์ชันแบบบรรทัดเดียวนั้นมีหลักการดังต่อไปนี้

เครื่องหมายสถานะของสูตร

ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมายเท่ากับบนแถบสูตรจะมีแผ่นกรอกข้อมูลให้มาโดยโปรแกรม Microsoft Excel จะรู้ทันทีว่าขณะนี้กำลังทำงานอยู่ในสถานะสูตร

ชื่อสูตรสำเร็จหรือฟังก์ชัน

ให้พิมพ์ชื่อสูตรสำเร็จหรือฟังก์ชันที่รู้จักต่อจากเครื่องหมายเท่ากับ (=) ได้แก่ SUM AVERAGE COUNT MAX MIN ฯลฯ

การอ้างอิงเซลล์

หลังจากพิมพ์ชื่อสูตรสำเร็จหรือฟังก์ชันจะเป็นวงเล็บที่เป็นข้อมูลการอ้างอิงเซลล์โดยใช้เครื่องหมายโคลอน (:) คั่นระหว่างเซลล์เป็นข้อมูลต่อเนื่องจากเซลล์หนึ่งถึงอีกเซลล์หนึ่งและใช้เครื่องหมายจุลภาคหรือคอมม่า (,) เป็นข้อมูลเว้นช่วงระยะไปอีกเซลล์หนึ่งหรืออีกกลุ่มเซลล์หนึ่งโดยการพิมพ์ชื่อเซลล์ลงไปโดยตรงหรือใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่อ้างอิงนั้นก็ได้ ถ้าเป็นกลุ่มเซลล์การอ้างอิงเซลล์ติดต่อกันให้ใช้เมาส์ลากแต่ถ้าเป็นเซลล์หรือกลุ่มเซลล์เว้นช่วงระยะกันให้ใช้ Ctrl + เมาส์คลิกหรือลากตามแต่กรณี เช่น =SUM (A1:A4, A6) เป็นต้น

แต่ถ้าเป็นการคลิก = ที่แถบสูตรแล้วจะมีแผ่นข้อมูลมาให้กรอกหรือใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ก็ได้ในช่องจำนวนชุด

ที่1 และ2 (ถ้ามี) แผ่นนี้สามารถย้ายได้ในกรณีที่แผ่นบังข้อมูลดิบอยู่ โดยนำเมาส์ไปลากย้ายออกมาหรือสามารถที่จะย่อแผ่นให้เหลือแต่ช่องที่จะกรอกข้อมูลก็ได้โดยให้คลิกที่รูป

ท้ายช่องนั้นและคลิกที่รูปท้ายช่องนั้นอีกครั้ง เพื่อเปิดให้แบบเต็มแผ่นขึ้นมาใหม่

การคำนวณโดยใช้สูตร

การคำนวณโดยการใช้สูตรสำเร็จจากการแทรกฟังก์ชันนี้เป็นที่รวบรวมสูตรหรือฟังก์ชันประเภทต่าง ๆ  ได้แก่ การเงินวันและเวลา คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ ทางสถิติ การค้นหาและการอ้างอิงฐานข้อมูล ข้อความ ตรรกศาสตร์ ข้อมูล เป็นต้น ดังนั้นการใช้ประโยชน์จากการแทรกฟังก์ชันของโปรแกรม Microsoft Excel นั้นมีอยู่อย่างมากแต่สิ่งสำคัญยิ่งในการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้ก็คือความรู้และความเข้าใจในการใช้สูตรที่ต้องได้รับ การศึกษามาในแต่ละสาขาวิชาซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการนำไปใช้กรอกข้อมูล หรือสร้างตารางคำนวณได้ถูกต้องและตรงกับการนำไปใช้ในสูตรหรือฟังก์ชันนั้นโดยจะกล่าวถึงหลักการในการใช้สูตรหรือฟังก์ชัน ดังต่อไปนี้

การใส่สูตรคำนวณปกติ

   1.  เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4

  

2. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

3. ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคานวณที่กำหนดไว้ การคำนวณหาผลรวม

  

  ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตำแหน่งให้คุณใช้ฟังก์ชันของการหาผลรวมเข้ามาช่วยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์

2. ที่แท็บ Home คลิกปุ่ม Sumบนทูลบาร์

3. จะปรากฏสูตรคานวณ =SUM (B4:G4) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะคำนวณว่าถูกต้องหรือไม่สังเกตจาก

เส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูลถ้าถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้าไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วงข้อมูลใหม่แล้วกดปุ่ม Enter

เปิดเลือกสูตรที่ต้องการใช้

ให้คลิกที่หัวลูกศรดำ ๆ หลังชื่อสูตรที่เกิดขึ้นจะเป็นการเปิดรายการสูตรที่ถูกใช้เมื่อเร็ว ๆ นี้ 10 สูตร

และฟังก์ชันเพิ่มเติม... ให้คลิกเลือกสูตรที่ต้องการจะมีแผ่นกรอกข้อมูลที่ได้นำเซลล์ข้อมูลเข้าไปแล้ว หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลก็ให้ลบข้อมูลเดิมและคลิกเลือกเซลล์ใหม่ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่มตกลง

  แท็บสูตร

แท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคำนวณให้เลือกใช้ในที่นี้คลิกปุ่มลูกศรลงของ AutoSum

จะปรากฏสูตรคำนวณที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก

Average                            สูตรการหาค่าเฉลี่ย

Count Numbers                    สูตรการนับจำนวนข้อมูล

Max                                สูตรการหาค่าสูงสุด

Min                                 สูตรการหาค่าต่าสุด

More Functions                    สูตรอื่นๆ

การคัดลอกสูตร

การคำนวณในตำแหน่งเซลล์อื่น ๆ แต่มีการใช้สูตรเดียวกันจำเป็นที่ต้องคัดลอกสูตรที่ทำแล้วนำไปใช้

แต่การคัดลอกอาจมีปัญหาบางประการเกิดขึ้นได้ ดังนั้นควรต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับ การคัดลอกสูตร

การอ้างอิงเซลล์ ผลลัพธ์ข้อความแปลก ๆ ดังต่อไปนี้

การคัดลอกสูตรและการอ้างอิงเซลล์

เมื่อเราคำนวณโดยการพิมพ์สูตรหรือการใช้ฟังก์ชันเสร็จเรียบร้อยแล้วก็ให้คัดลอกไปวางไว้ใน

เซลล์อื่น ๆ ได้โดยใช้การคัดลอกและวางจากเมนูหรือเครื่องมือตามที่ได้อธิบายไปแล้วหรือ

ให้ใช้ตัวเติมอัตโนมัติลากไป ในกรณีที่ข้อมูลอยู่ในแนวแถวและคอลัมน์เดียวกัน ดังนี้

การคัดลอกโดยใช้ตัวเติมอัตโนมัติในกรณีที่ข้อมูลในตารางที่ต้องการคัดลอกสูตรอยู่ในแนวแถวและคอลัมน์เดียวกันก็สามารถใช้ตัวเติมอัตโนมัติลากไปได้ตลอดซึ่งเซลล์ที่ถูกวางในลำดับต่อ ๆ ไปนั้นจะมีการอ้างอิงในสูตรเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยตามลักษณะของแถวและคอลัมน์ เช่น การคัดลอกสูตรหาเงินภาษีของแต่ละคนจากตำแหน่งเซลล์ F3 ใช้สูตร =10%*E3 เมื่อคัดลอกโดยลากตัวเติมอัตโนมัติลงมาตามแนวคอลัมน์ของ F ในแต่ละแถวการอ้างอิงเซลล์ในสูตรจะเปลี่ยนไปตามแถวนั้น ๆคือที่ F4 จะเป็นสูตร =10%*E4 โดยที่คอลัมน์ไม่ได้ถูกเปลี่ยนเพราะลากลงมาในคอลัมน์เดียวกันหากแถวใดไม่มีข้อมูลเลยก็จะได้ผลลัพธ์เป็น 0 หรือ –

การคัดลอกโดยใช้เมนูเครื่องมือและเมาส์ลาก เป็นการคัดลอกไปใช้ในตำแหน่งเซลล์ที่ไม่อยู่ในแถวและคอลัมน์เดียวกันหรืออยู่แต่เป็นการอ้างอิงไม่เหมือนกันจากตัวอย่างเช่นการหาผลรวมที่เซลล์ C6 ใช้สูตรผลรวม =SUM (D6,E6) แล้วคัดลอกมาวางที่ตำแหน่ง เซลล์ G6 จะได้สูตรผลรวม =SUM (H6,I6) ซึ่งเป็นการอ้างอิงเลื่อนลำดับคอลัมน์ไปตามต้นฉบับที่มี 2 เซลล์ แต่ในข้อมูลตำแหน่งว่างมีข้อมูลถึง 3 เซลล์ จึงได้สูตรและผลลัพธ์ไม่ถูกต้อง ต้องแก้ไขสูตรใหม่ให้เป็น =SUM (H6:J6) ดังนั้นการคัดลอกมาวางในตำแหน่งอื่น ๆ ต้องระวังว่าเซลล์ต้นฉบับกับเซลล์ปลายทางนั้นมีความสอดคล้องเหมือนกันหรือไม่ถ้าไม่เหมือนกันต้องแก้ไขการอ้างอิงให้ถูกต้องด้วย

ข้อความแสดงความผิดพลาดจากสูตรคำนวณ

การที่เราใช้งานสูตรคำนวณนั้นบางครั้งอาจเกิดการผิดพลาดได้ซึ่ง Microsoft Excel 2007 มีข้อความแสดงความผิดพลาดให้เราทราบดังต่อไปนี้